سیستم های حضور و غیاب هوشمند ، شما را قادر می‌سازد تا عملکرد کارکنان خود را تجزیه و تحلیل کنید و به درک درستی از کارایی آنها برسید. با استفاده از این اطلاعات می‌توانید کارکنان خود را در هز زمان ارزیابی کنید.
اما سیستم های حضور و غیاب هوشمند ، چگونه بهره وری پرسنل را در یک سازمان بهبود می‌بخشند؟ سوالی که پاسخ به آن می‌تواند برای مدیران شرکتها بسیار مهم و حیاتی باشد و به آنان کمک میکند بهروه‌وری کارکنان خود را به ارتقاء دهند. با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب هوشمند ساعتهای کاری پرسنل ثبت شده و از داده‌های آ« برای پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان استفاده می‌شود. همزمان که پرسنل ورود و خروج خود را ثبت میکنند، سیستم حضور غیاب به صورت خودکار ساعت های کاری، کارکرد، اضافه کار و حقوق و دستمزد مرتبط با آن را پردازش و محاسبه میکند.
مزایا و کاربردهای سیستم های حضور و غیاب هوشمند
به کار گیری سیستم های حضور و غیاب هوشمند، مزایای بسیاری برای سازمان شما در پی خواهد داشت. در ادامه با برخی از آنها آشنا می‌شویم:
ایجاد محیط کاری مولد و سازنده
سیستم های حضور و غیاب هوشمند، کارکنان کار را ترغیب میکنند تا به سیاست های حضور در محیط کار شرکت پایبند باشد و ساعتهای تردد را به منظور پیشگیری از ایجاد خطا در فیش حقوقی به درستی بر روی دستگاه ثبت کنند. علاوه بر این، با استفاده از سوابق قبلی می‌توانند عملکرد خود را ارزیابی کرده و به دنبال بهبود آن باشیند.. با پیاده سازی سیستم حضور و غیاب هوشمند، یک سازمان می‌تواند محیط کاری را برای پرسنل ایجاد کند که پاسخگو و کارآمد باشد.
سیستم های حضور و غیاب هوشمند عامل ایجاد شفافیت در سازمان
پیگیری زمانهای ورود و خروج به پرسنل اجازه میدهد تا نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کرده و سعی در بهبود عملکرد خود داشته باشند.. علاوه بر این به مدیران شرکت کمک میکند تا با داده‌هایی که در اختیار دارند با کارکنان خود، وضعیت موجود را از آنها پیگیری کنند. سیستم های حضور و غیاب هوشمند با ارائه داده‌های صحیح و شفاف سازی در مورد زمانهای ورود و خروج و کارکرد و زمان صرف صرف شده برای مشتری و پروژه های خاص کمک زیادی به افزایش اعتماد بین ساسمان و مشتریان آن خواهد کرد.
نقش سیستم های حضور و غیاب هوشمند در مدیریت زمان
ردیابی زمان ورودو خروج ، در مدیریت زمان به پرسنل و کارکنان کمک میکند. پرسنل خواهد دانست که چه کارها و وظایفی زمان بیشتری را به خود اختصاص داده و لزا می‌توانند وقت خود را با توجه به ضرورت هر کار مدیریت کنند.
سازمانها با استفاده از سیستم های حضور و غیاب هوشمند نظارت بهتر و دقیق‌تری بر حسن اجرای کارهای وظایف توسط کارمندان خواهند داشت. در نتیجه از کارایی و بهره وری در محیط کار افزایش یافته و موجب رضایت مشتریان نیز خواهد شد.
سیستم حضور و غیاب موجب کاهش خطای انسانی و دستیابی به رضایت شغلی خواهد شد
سیستم حضور غیاب هشومند با ساده کردن محاسبات و پردازشها و اجتناب از خطای ناگزیر انسانی، مزایای بسیاری برای مدیریت و نیروی کار خواهد داشت. محاسبه دستی حضور غیاب کار بسیار وقتگیر بهمراه خطاهای ناخواسته انسانی است که باید اصلاح گردد. این اشتباهات ممکن است نارضایتی را در پی داشته باشد. سیستم های حضور و غیاب هشومند این خطا و اشتباهات را در کمترین زمان ممکن اصلاح و ساده سازی میکند. بیدن صورت نارضایتی کارکنان در پی صدور فیش حقوقی اشتباه، حذف میگردد.
یکی از تجهیزات کاربردی که در سیستم های حضور و غیاب هوشمند به کار می‌رود، دستگاه های ساعت زنی و حضور غیاب هستند که به صورت دقیق از طریق کارت، انگشت یا چهره، ورود و خروج کارکنان را ثبت و ذخیره میکنند. یکی از پرکاربردترین این تجهیزات نیز دستگاه انگشت زنی است. (با کلیکی بر روی لینک قبلی، مجموعه کاملی از اطلاعات این سیستم ها در دسترس شما خواهد بود.)
افزایش بهره وری
سامانه حضور و غیاب هوشمند راهکاری قدرتمند برای مدیریت بهینه نیروی انسانی است که امکان بروز اشتباهات عمدی و سهوی در زمان ورود و خروج کارمندان و وسعت داده‌های مربوط به آن می‌تواند وقت و هزینه زیادی از سازمان شما را به خود اختصاص دهد.
سیستم های حضور و غیاب هوشمند با ثبت ترددهای روزانه پرسنل، شیفت بندی و نظارت بر ساعات کاری و محاسبه حقوق دستمزد آنان ، آنالیزی دقیقی از وضعیت سازمان را به مدیریت آن مجموعه ارائه میدهد. مدیریان با توجه به نتایج ارائه شده، تصمیمات و برنامه ریزی درتسی برای بهبود بهره وری سازمان و پرسنل اتخاذ خواهند کرد.
سیستم های حضور و غیاب هوشمند در مراکز آموزشی
امروزه بیشتر مراکز و کسب و کارها برای مدیریت بهتر کارکنان خود از سیستم های حضور و غیاب هوشمند بیومتریک استفاده میکنند. این سیستمها علاوه بر کسب وکارهای مختلف در مراکز و سازمانهای آموزشی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند. نرم افزار حضور و غیاب ابزاری موثر و کاربردی برای احراز هویت کارکنان، دانش آموزان، هنرجویان و دانشجویان در مدارس و دانشگاهها و سایر مراکز آموزشی است که به دلیل سرعت بالا و کاربرد آسان آن، روز به روز از آن بیشتر استفاده می‌شود. در ادامه به چند نکته درباره نیاز سازمانهای آموزشی به سیستم های حضور و غیاب هوشمند میپردازیم.
سیستم حضور و غیاب بیومتریک به صورت خودکار عمل میکند و روش آسان و ساده‌ای برای ثبت تردد دانش آموزان و دانشجویان است. فناوری بیومتریک از ویژگی های فیزیکی و بیومتریک انسان (مانند اثر انگشت، چهره و …) برای اطمینان از صحت شناسایی، جلوگیری از اشتباهات و … استفاده میکند. در ادامه به برخی از مزایای این سیستم میپردازیم.
- ثبت حضور و غیاب دقیق: مزیت اصلی استفاده از این سیستم های حضور و غیاب هوشمند بیومتریک، دقت و سرعت بالای آنهاست. با استفاده از این دستگاهها، مراکز آموزشی می‌توانند بر حضور و غیاب افراد نظارت دقیق داشته باشند و از خطاهای ناشی روشهای ورود و خروج دستی و سنتی جلوگیری کنند.
- راحتی کاربران: سیستم های حضور و غیاب بیومتریک هوشمند بیومتریک نیازی به همراه داشتن کارت یا به خاطر سپردن رمز ندارند. کافی است انگشت یا چهره کاربر توسط سیستم بیومتریک اسکن شود و این یک راهکار ساده و راحت برای ثبت تردد کارکنان، دانشجویان و دانش آموزان است. این سیستمها نیازی به دانش فنی خاصی ندارند و به سرعت و با راحتی می‌توان ترددها را ثبت کرد.
- صرفه جویی در زمان : سیستم های حضور غیاب هوشمند در کوتاهترین زمان، ورود یا خروج کاربران را ثبت میکنند و این امر موجب صرفه جویی در زمان و پیشگیری از اشتباهات یا کاهش خطا می‌شود.
- افزایش بهره وری سازمان: سیستم های هوشمند بیومتریک نه تنها خطاهای مربوط به نظارت انسانی را حذف میکنند، بلکه سرعت پردازش اطلاعات را نیز افزایش داده و موجب کاهش زمان مدیریت و افزایش بازدهی و کارایی می‌شوند.
- افزایش امنیت و حفظ حریم خصوصی: سیستم های بیومتریک الگوهای اسکن شده (چهره، انگشت، کف دست و …) را به کدهای کامپیوتری تبدیل کرده و اطلاعات را در بانک اطلاعاتی سیستم ذخیره میکنند. از این رو دسترسی و سوء استفاده به این اطلاعات تقریباً غیر ممکن است سیستم های حضور و غیاب بیومتریک هوشمند از روشهای رمزنگاری قوی برای محافظت از اطلاعات و افزایش امنیت و حفظ حریم خصوصی کاربران خود استفاده میکنند.
سیستم حضور و غیاب هوشمند چگونه کار میکند؟
سیستم حضور و غیاب هوشمند شامل دو بخش نرم افزار و دستگاه حضور غیاب است. کار با این سیستم نیازمند یادگیری بخشهای مختلف آن جهت بهره گیری از تمام امکانات آن سیستم است. از این رو شرکت های ارائه دهنده سیستم های حضور و غیاب باید آموزشهای لازم را جهت کار با نرم افزار و سخت افزار (دستگاه ساعت زنی) را به مشتریان خود ارائه دهند.
دستگاه حضور و غیاب و ساعت زنی یک دستگاه الکترونیکی است که ورود و خروج کاربران را در حافظه خود ثبت و ذخیره میکند. راهکارهای مختلفی برای ثبت تردد بر روی دستگاه حضور غیاب مورد استفاده قرار میگیرد که مهمترین آنها عبارتند از : کارت، رمز، اثر انگشت، تشخیص چهره، عنبیه و کف است. بنابراین این دستگاه یکی از اجزاء اصلی سیستم های حضور و غیاب هوشمند است که ترددها را با کمترین خطا و دقت بالا ثبت میکند.
نرم افزار حضور و غیاب، یک برنامه نرم افزاری است که بر روی کامپیوتر نصب شده و اطلاعات ورود و خروج ثبت شده بر روی دستگاه را فراخوانی کرده و پس از انجام اصطلاحات و پردازشهای لازم، گزارشات متنوع و جامعی از عملکرد کارکنان در زمان ورود و خروج و میزان کارکرد، کسر کار، اضافه‌کاری، مرخصی، مأموریت و … را در اختیار مدیر سیستم قرار میدهد. همچنین خروجی این اطلاعات برای محاسبه دستمزد کارکنان در نرم افزار حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار میگیرد.